怎样进行要求、标书和合同的评审?

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  对顾客要求、投标书和合同的评审简称合同评审,该要素(过程)是认可准则较之指南25新增加的。合同评审是在“合同签定前,为了确保质量要求规定得合理、明确并形成文件,且供方能实现,

  由供方所进行的系统的活动”。“合同评审是供方的职责,但可以和顾客联合进行”,也“可以根据需要在合同的不同阶段重复进行”,它是实验室服务顾客的第一个环节,历来受到管理者重视。

  (1)按照服务项目的具体情况实施分类评审

  服务项目有的是新项目、有的是老项目,有的复杂,有的简单,有的技术要求高,有的技术要求低,有的关系重大,有的影响一般等等,千差万别,实验室应区别不同情况、组织不同人员、按照不同要求、遵循不同程序进行评审。

  (2)要充分重视评审记录

  尤其是对综合性大型项目、涉及大宗贸易的项目、影响重大的项目和首次开展的项目,不仅要分析实验室自身是否有技术能力和充分资源来承接以及是否需要分包;也要记录下对方的观点,包括提出的异议或认同的意见,明确双方最后达成的一致意见。在整个过程中往往需要先草签一份合同,经过反复磋商才形成正式的合同文本,实验室要在双方达成一致的基础上开展检测/校准工作。

  (3)注意风险规避

  对打包和需要分包的合同,实验室尤其需要考虑风险规避的问题,不能为了争取业务而大包大揽,应在尽量为顾客提供方便的同时保护自己,防止无谓的利益损失。

  (4)合同书应充分体现顾客要求

  实验室既要重视大宗业务的检测/校准合同(协议)书中起草、评审和签定的细节问题;也要认真考虑通用的检测/校准合同格式,使顾客要求和意见在合同书上充分得以体现。对双方可能意见不一的问题设计选择项,在检测/校准实施前由顾客做出选择。譬如有的顾客只要求对仪器设备进行校准,不希望实验室进行修理;而有的顾客则要求当发现设备故障时,能由实验室进行修理。这些都可以设计在合同(协议)书中,既明确了顾客的要求,也方便了自己的工作。